先日メモの技術というエントリーを書いたが、その中でA3の方眼紙を使っているということを少しだけ書いたが、A3の方眼紙でメモする以外に、A3サイズの資料を作成する方法を時々利用している。個人的には、世の中にこの方法がもっと広まればいいのにと思っており、A3資料の作り方に関する情報を紹介する。
トヨタはA3資料を多用している
トヨタは、トヨタ生産システム・カンバン方式が有名だが、実はA3の資料を多用していることでも知られている。しかしこの内容を体系的にあらわしている書籍は、日本人の書いた著作でなく、アメリカのトヨタの人で日本人ではない。このA3による、資料作成の方法は、トヨタで用いられているが、実務上この形式の資料で作成されているもの資料に出会って、非常にわかりやすく、教えてもらったのが、下記の書籍↓
トヨタ式A3プロセスで仕事改革―A3用紙1枚で人を育て、組織を動かす 単行本 – 2009/12/31
ジョン シュック (著), John Shook (原名), 成沢 俊子 (翻訳)
簡単に説明すると、A3サイズの枠をExcelで作り、その中にまた論点ごとに枠を作成して、概要を説明するものだ。
パワーポイントの問題点は、通常A4で印刷・表示されるため、１枚で網羅的にポイントが掴めることはなく、各ページごとに説明文があるので、網羅的に概要をパッと見たときに掴むことが難しいが、この方式は、A3サイズ1枚という成約があるため（場合によっては、2枚3枚・・・）、ポイントを絞って表現するため概要が理解しやすい。
ビジネスドキュメントは「解・動・早」（かい・どう・そく：解っていただく、動いていただく、しかも早く）がポイントだが、このA3の資料作成の手法によれば、ポイントが押さえれているため、「解・動・早」のコミニケーションが成立しやすい。
近年は、日本人が書いたトヨタ式のA3資料に関する書籍もあるようなので、そちらを確認してもよい。できる人はなぜ、「A3」で考えるのか？
ちなみに事業計画をA3一枚にまとめる手法を解説した書籍もある。こちらは会計士の著作。A3一枚でつくる 事業計画の教科書 単行本（ソフトカバー） 三浦 太 (著)